Quản Lý Biên Bản Họp Chuyên Nghiệp Với Notion

Ghi chú họp của bạn đang bị rải rác khắp nơi và khó tìm kiếm khi cần? Notion có thể giúp bạn tập trung tất cả các ghi chú họp vào một nơi duy nhất, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và việc chia sẻ thông tin với đồng nghiệp cũng nhanh chóng hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng một hệ thống quản lý ghi chú họp đơn giản nhưng hiệu quả trong Notion.

1) Nguyên tắc tổ chức

Bạn sẽ thiết lập một không gian lưu trữ tập trung dành riêng cho tất cả các cuộc họp của mình trong Notion. Với mỗi cuộc họp diễn ra, bạn sẽ tạo một trang riêng biệt để ghi chép lại toàn bộ nội dung, thảo luận và các chi tiết quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng sẽ có một trang chính hoặc dashboard tổng hợp để có thể xem tất cả các cuộc họp theo dạng danh sách hoặc lịch, giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi.

2) Tạo Database cho ghi chú họp

Tạo database tên “Meeting Notes” với các thông tin sau:

• Title: Tên cuộc họp
• Date: Ngày giờ họp
• Attendees: Người tham gia
• Type: Loại họp (họp tuần, họp 1-1, họp khách hàng…)
• Project: Dự án liên quan (nếu có)
• Decisions: Các quyết định quan trọng
• Action Items: Việc cần làm sau họp
• Recording/Asset: File ghi âm hoặc tài liệu

Lời khuyên: Đừng tạo quá nhiều trường ngay từ đầu. Bắt đầu với ít trường, dùng thử vài tuần, rồi thêm dần khi cần.

3) Tạo mẫu ghi chú họp

Trong database, tạo một Template (mẫu) để mỗi lần họp bạn chỉ cần điền vào. Mẫu nên có:

Các phần trong mỗi ghi chú

1. Mục đích
2. Chương trình họp
3. Ghi chú
4. Quyết định
5. Việc cần làm

Ví dụ nội dung

• Mục đích: “Cập nhật tiến độ công việc và giải quyết vấn đề.”
• Chương trình họp:
  1. Mỗi người báo cáo nhanh
  2. Xem những việc chậm tiến độ
  3. Quyết định kế hoạch tuần sau
• Ghi chú: Viết ngắn gọn theo diễn biến
• Quyết định: Viết ra những gì đã thống nhất
• Việc cần làm: Danh sách công việc, ai làm, deadline

4) Liên kết với công việc cần làm

Nếu bạn có database công việc riêng, kết nối nó với ghi chú họp. Sau khi họp:

• Tạo công việc từ phần “Việc cần làm”
• Giao việc cho người phụ trách và đặt deadline
• Theo dõi tiến độ

Chưa có database công việc? Dùng tạm checklist trong ghi chú. Sau này có thể tạo database riêng.

5) Tự động hóa để tiết kiệm thời gian

• Nhiều mẫu ghi chú: Tạo mẫu riêng cho từng loại họp
• Tự động tạo ghi chú: Đồng bộ lịch với Notion để tự động tạo ghi chú trước giờ họp
• Tóm tắt tự động: Dùng Notion AI để tóm tắt nội dung họp

6) Mẹo duy trì hệ thống

• Mỗi buổi họp tạo một trang riêng
• Ghi chú dạng gạch đầu dòng, tách rõ phần “Quyết định”
• Đặt tên theo chuẩn: YYYY-MM-DD | Tên họp | Dự án
• Luôn gắn dự án để dễ tìm lại
• Chốt quyết định và tạo công việc ngay sau khi họp

Kết luận

Ghi chú họp tốt sẽ giúp bạn có được kết quả rõ ràng sau mỗi cuộc họp. Hãy bắt đầu từ những điều đơn giản, thử nghiệm trong một tuần, sau đó cải thiện dần dần. Như vậy bạn sẽ có một cách ghi chú họp hiệu quả cho cả nhóm.