Bạn muốn thu thập dữ liệu gọn gàng, tự đồng bộ vào Database, giảm thao tác thủ công và sẵn sàng mở rộng quy trình? Notion Form là cách nhanh nhất để bạn làm được điều đó. Bài viết này hướng dẫn từng bước, kèm mẹo thực chiến, để bạn triển khai trong vài phút và vận hành mượt mà về sau.

Vì sao nên dùng Notion Form

Tạo biểu mẫu ngay trong Database, không cần công cụ ngoài.
Đồng bộ trực tiếp với các Property (Thuộc tính) như Text, Select, Date, Person.
Hỗ trợ tùy chỉnh giao diện, chia sẻ linh hoạt, và kích hoạt Automation khi có phản hồi mới.

Bắt đầu với cấu trúc Database rõ ràng trước khi dựng Form. Dữ liệu “sạch” sẽ giúp báo cáo và tự động hóa mượt mà về sau.

Chuẩn bị trước khi tạo Form

Xác định mục tiêu biểu mẫu và dữ liệu tối thiểu cần thu thập.
Chuẩn hóa tên các Property để khớp 1-1 với câu hỏi.
Quy ước kiểu dữ liệu: Select hay Multi-select, Date đơn hay khoảng thời gian, có Time hay không.

Tạo Form mới từng bước

Tại trang bạn muốn đặt Form, gõ /form rồi Enter.
Notion tạo một Database với 2 view:
- Form builder: giao diện thiết kế câu hỏi
- Responses: bảng dữ liệu phản hồi
Mỗi câu hỏi có thể đồng bộ với một Property trong view Responses. Không muốn đồng bộ thì tắt ở menu của câu hỏi.

Các loại câu hỏi hỗ trợ

Text → đồng bộ Title hoặc Text
Multiple Choice → đồng bộ Select hoặc Multi-select
Date → đồng bộ Date
Person → đồng bộ Person
Files & Media → đồng bộ Files & Media
Number → đồng bộ Number
Checkbox → đồng bộ Checkbox
Email → đồng bộ Email
URL → đồng bộ URL
Phone → đồng bộ Phone

Mặc định có thêm cột Submission Time trong view Responses để ghi thời điểm gửi.

Tùy chọn câu hỏi quan trọng

Required: bắt buộc trả lời
Description: mô tả ngắn dưới câu hỏi
Question Type: đổi loại câu hỏi
View Linked Property: xem cột đang liên kết
Sync with [Property]: bật tắt đồng bộ
Delete Question: xoá câu hỏi

Ghi chú theo loại

Text: bật Long answer cho trả lời nhiều dòng.
Multiple Choice: đặt Max selection là 1 cho Select, hoặc Unlimited cho Multi-select.
Date: bật End date cho khoảng thời gian. Bật Include time nếu cần cả thời gian.

Quy trình dựng Form tối ưu

Đặt tên Form và mô tả ngắn, nói rõ lợi ích cho người điền.
Thêm câu hỏi và cấu hình sync với Property tương ứng.
Rà soát view Responses để chắc cột khớp câu hỏi.
Gửi thử một bản nháp để kiểm tra dữ liệu ghi nhận.

Mẹo: Chèn câu hỏi giữa hai câu hỏi bằng dấu cộng màu xanh khi rê chuột. Kéo thả để sắp xếp thứ tự.

Tùy chỉnh giao diện Form

Đổi màu nút Submit và văn bản nút.
Thêm tiêu đề xác nhận và thông điệp cảm ơn sau khi gửi.

Xem trước và kiểm thử

Nhấn Preview để xem trước.
Gửi thử dữ liệu, sau đó kiểm tra ở view Responses.
Dùng View my answers để đối chiếu kết quả.

Chia sẻ Form an toàn

Nhấn Share Form.
Chọn quyền điền: chỉ nội bộ workspace có link, hoặc bất kỳ ai có link.
Bật tắt Anonymous responses khi public.
Sao chép link và gửi cho người trả lời.

Tự động hóa với Notion Automations

Bạn có thể tạo Automation khi có phản hồi mới để gán người phụ trách, đổi trạng thái, hoặc thêm tag.

Cách làm nhanh

Tạo automation mới.
Trigger: Page added.
Action: Edit property → chọn cột Person hoặc Status → cập nhật giá trị.

Tạo Form từ Database sẵn có

Mở Database nguồn.
Thêm View mới và chọn Form.
Dùng các Property hiện có làm câu hỏi, đổi nhãn hiển thị nếu cần.

Khi nào nên cân nhắc công cụ ngoài

Nếu cần tùy biến cao, logic phức tạp, điều kiện hiển thị, hoặc giao diện đa dạng, bạn có thể cân nhắc các form builder bên ngoài. Các công cụ này vẫn đồng bộ được với Notion Database và có thể nhúng vào trang Notion. Hãy chọn giải pháp tối giản đáp ứng đúng nhu cầu cốt lõi trước khi mở rộng.

Kết luận

Notion Form phù hợp cho hầu hết nhu cầu thu thập dữ liệu nội bộ và bên ngoài: dựng nhanh, đồng bộ thẳng vào Database, dễ chia sẻ, dễ tự động hóa. Hãy chuẩn hóa Property, thử bằng bản nháp, rồi mới chia sẻ rộng. Khi hệ thống lớn dần, bổ sung Automation để quy trình vận hành ổn định và bền vững.

Kiến thức Notion

Notion Form: Tạo Form Trực Tiếp Trong Notion (Hướng Dẫn A-Z)