Bạn đang cân nhắc đưa Notion vào vận hành doanh nghiệp nhưng bối rối giữa Free, Plus, Business, Enterprise? Bài viết này giúp bạn hiểu nhanh cách tính phí theo người dùng, giới hạn khách mời, khác biệt tính năng và lộ trình nâng cấp theo từng giai đoạn phát triển — để trả tiền đúng, dùng đủ, không lãng phí.
Cách Notion tính phí: khái niệm cần biết
- Tính theo Member: Chỉ người trả phí (Member) mới có đầy đủ quyền.
- Guest (khách mời): Mời miễn phí theo giới hạn của gói. Guest chỉ được cấp quyền vào trang cụ thể, không vào teamspace, không vào nhóm, và nhiều tính năng bị hạn chế (ví dụ automations).
- Giới hạn Guest:
- Plus: 100
- Business/Enterprise: 250
Lời khuyên: Đừng cố vận hành doanh nghiệp trên gói Free. Ít nhất hãy dùng Plus cho chỗ ngồi đầu tiên.
So sánh nhanh các gói
Plus — đủ tốt để khởi động
- Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, 1–5 Member.
- Thiếu: Private teamspaces, Form conditionals, Page verification.
- Có thể dùng Closed teamspaces để hạn chế lộ nội dung, nhưng tiêu đề teamspace và trang cấp cao vẫn thấy với tất cả Member.
Business — cho đội nhóm đang mở rộng
- Có Private teamspaces: thiết lập không gian ẩn (VD: Legal, HR).
- Form conditionals, Page verification, tăng khách mời lên 250, lịch sử trang dài hơn.
- Hỗ trợ SSO SAML, domain xác thực, xuất Member thành CSV.
Enterprise — cho tổ chức coi Notion là trụ cột
- Quản trị, bảo mật, tuân thủ sâu:
- Audit log: tra cứu hành động của người dùng và automations.
- Content search: tìm và quản trị mọi trang, kể cả nội dung riêng tư có thể bị quản trị viên tiếp quản khi cần.
- User provisioning qua SCIM API.
- Custom permissions ở cấp teamspace.
- Chính sách bảo mật nâng cao: tắt chia sẻ public, tắt guests, tắt export, tắt webhooks, tắt connections, tích hợp SIEM/DLP.
- Quản trị domain và nhiều workspace đồng thời.
Khuyến nghị theo giai đoạn
- Một mình hoặc đội rất nhỏ (khởi động): Dùng Plus trả theo tháng. Khi bắt đầu mời cộng tác viên thường xuyên, cân nhắc lên Business.
- Đội đang mở rộng (cần không gian riêng, form nâng cao): Chọn Business. Tận dụng Private teamspaces, 250 guests và SSO nếu cần.
- Tổ chức lớn, yêu cầu CNTT nghiêm ngặt: Enterprise để có audit log, SCIM, DLP, chính sách tổ chức đồng bộ nhiều workspace.
Đừng vội chuyển sang trả năm khi chưa ổn định số ghế. Thêm Member tạm thời trên billing năm sẽ khiến bạn phải trả trọn năm cho ghế đó.
Chiến lược “tiết kiệm nhưng tốn công”
- Dùng kiến trúc single-page để nhét nhiều khách mời (Guest) vào các trang con. Nhược điểm lớn:
- Phân quyền thủ công, dễ sai.
- Guest không vào được teamspace/nhóm, không dùng được nhiều tính năng.
- Lộ thông tin khách mời cho nhau.
- Hạn mức Guest vẫn bị giới hạn theo gói.
- Phù hợp SME có số lượng nhân sự <25 nhân sự và CEO có khả trình độ sử dụng Notion ở mức tốt để đảm bảo sự kiểm soát và vận hành hệ thống ổn định.
Câu hỏi nhanh thường gặp
- Guest có thay thế Member? → Không. Guest bị giới hạn, không phù hợp làm nòng cốt vận hành.
- Có nên bắt đầu Free? → Dùng để thử cá nhân thì được, nhưng đừng chạy doanh nghiệp trên Free.
- Khi nào nên nâng cấp? → Khi bạn thường xuyên mời cộng tác, cần không gian riêng tư, hoặc gặp rào cản phân quyền/bảo mật.
Kết luận
Bắt đầu Plus trả tháng để kiểm chứng quy mô và nhu cầu thực. Khi quy trình chạy ổn và số ghế rõ ràng, nâng lên Business hoặc Enterprise tùy yêu cầu bảo mật và quản trị. Quy tắc vàng: trả đúng – dùng đủ – mở rộng khi cần, để Notion trở thành nền tảng vận hành bền vững cho doanh nghiệp.
