Bạn đang muốn tập trung và gom gọn tất cả mọi thứ liên quan đến công việc coaching của mình về một nơi duy nhất, từ đó giảm thiểu sự rời rạc, hạn chế tình trạng thất lạc thông tin, đồng thời tăng tốc độ triển khai và thực thi các kế hoạch? Notion chính là lựa chọn vừa đơn giản vừa mạnh mẽ dành cho bạn: một không gian tập trung để quản lý Database, Page, quy trình làm việc, tài liệu hướng dẫn, thông tin khách hàng cũng như kế hoạch nội dung một cách có hệ thống.
Notion là gì?
Notion là ứng dụng giúp bạn quản lý công việc và lưu trữ thông tin ở một chỗ. Bạn có thể tạo trang văn bản, bảng dữ liệu, thêm hình ảnh, video và sắp xếp theo cách phù hợp với team.
Ưu điểm lớn nhất của Notion là bạn có thể tùy chỉnh theo cách làm việc của mình. Notion giống như “bộ não thứ hai” – thay vì phải nhớ mọi thứ, hãy để hệ thống nhớ hộ bạn. Mỗi ngày chỉ cần mở lên và làm việc.
Hệ thống quản lý dịch vụ tư vấn có gì?
Dưới đây là 10 thành phần chính trong Notion mà rất nhiều coach và chuyên gia tư vấn đang sử dụng một cách hiệu quả để tổ chức và quản lý công việc của họ. Khi bắt đầu xây dựng hệ thống của riêng mình, bạn nên khởi đầu với những thành phần đơn giản và cơ bản nhất, sau đó dần dần mở rộng và bổ sung thêm các tính năng phức tạp hơn theo nhu cầu thực tế của bạn.
1. Quản lý dự án & công việc
Tạo một bảng cho dự án và một bảng cho công việc, rồi liên kết chúng lại với nhau. Thêm thông tin như trạng thái, ngày hết hạn, người phụ trách. Bạn có thể xem dạng bảng hoặc dạng thẻ để theo dõi tiến độ theo tuần hoặc theo dự án.
2. Lịch đăng nội dung
Lập kế hoạch đăng bài cho mạng xã hội, email, podcast, blog. Mỗi bài viết ghi rõ trạng thái, kênh đăng, ngày xuất bản và người phụ trách. Xem dạng lịch để biết lịch đăng cả tháng, hoặc xem dạng thẻ để nhóm theo trạng thái.
3. Theo dõi khách hàng tiềm năng
Tạo quy trình bán hàng với các cột: Mới, Đủ điều kiện, Báo giá, Thành công, Thất bại. Mỗi khách hàng tiềm năng ghi công ty, người liên hệ, hành động tiếp theo và ngày cần liên hệ lại. Lọc danh sách “cần liên hệ hôm nay” để không bỏ lỡ cơ hội.
4. Quản lý khách hàng (CRM)
Liên kết thông tin khách hàng với hợp đồng, dịch vụ, buổi coaching và tài liệu. Mỗi khách hàng có hồ sơ đầy đủ: thông tin liên lạc, dịch vụ đã mua, tình trạng hiện tại, ghi chú các buổi làm việc.
5. Trang dành cho khách hàng
Tạo một trang riêng cho từng khách hàng gồm: lời chào, phạm vi công việc, lịch trình, tài liệu tải về, lịch hẹn. Khách hàng chỉ cần một link là biết được tiến độ công việc của mình.
6. Khóa học trực tuyến
Bạn có thể tổ chức nội dung khóa học, tài liệu, bài tập và câu hỏi ngay trong Notion. Khách hàng được mời vào để xem và học theo lộ trình. Sau này nếu cần, bạn có thể chuyển sang nền tảng chuyên nghiệp hơn.
7. Ghi chú & tài liệu
Lưu trữ tất cả tài liệu và ghi chú ở một chỗ. Tạo một bảng “Tài liệu”, gắn thẻ phân loại, ghi người tạo và ngày cập nhật. Liên kết tài liệu với dự án hoặc khách hàng để dễ tìm kiếm.
8. Quản lý tài chính
Theo dõi thu chi trong một bảng với các thông tin: loại (thu/chi), danh mục, số tiền, ngày, khách hàng/dự án. Tạo các bộ lọc “Tháng này”, “Theo danh mục” và công thức tính tổng đơn giản.
9. Chiến lược
Ghi lại tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của bạn. Tạo bảng mục tiêu theo khung OKR hoặc KPI, liên kết với dự án và công việc để đảm bảo mục tiêu được thực hiện mỗi ngày.
10. Bảng điều khiển tổng quan
Tạo một trang tổng hợp: công việc hôm nay, khách hàng cần liên hệ, khách hàng đang làm việc, tài liệu mới, thu chi tháng này. Mở ra là biết ngay việc quan trọng cần làm.
Mẹo: Bắt đầu đơn giản thôi. Mỗi bảng chỉ cần 2–3 cách xem (View) quan trọng. Mỗi tháng xem lại một lần, thêm bớt theo nhu cầu thực tế.
Kết luận
Một hệ thống Notion gọn gàng sẽ giúp bạn tập trung vào việc chính: coaching và mang lại giá trị cho khách hàng. Hãy bắt đầu với 10 mẫu trên, cải tiến từng chút mỗi tháng, và dần dần bạn sẽ có một “bộ não thứ hai” hỗ trợ cả vận hành và phát triển.
