Dù bạn giỏi Excel hay Google Sheets, viết công thức trong Notion Database lại khó hơn nhiều — giống như quen dùng Windows rồi chuyển sang Mac vậy. Trước đây, mình thường phải nhờ ChatGPT hay Gemini viết giúp công thức Notion, nhưng kết quả thường không được như ý.
Viết công thức Notion (Notion Formula) từng rất khó. Nhiều người còn mở khóa học dạy về nó với giá cao. Nhưng giờ Notion đã tích hợp AI vào Formula 2.0 — công việc từng mất 3 tiếng giờ chỉ còn vài phút. Dễ dàng hơn rất nhiều!
Notion AI giúp viết công thức như thế nào?
Notion AI đã được tích hợp vào trình soạn công thức. Thay vì phải nhớ tên hàm và cú pháp, bạn chỉ cần mô tả kết quả mong muốn.
- Mở một property kiểu Formula trong database.
- Ở ô
Viết, chỉnh sửa hoặc giải thích công thức, gõ yêu cầu bằng tiếng Việt. - Nhấn Enter để AI phân tích và viết công thức. Tiếp tục điều chỉnh nếu cần cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.
Một số ứng dụng thực tế
Nhờ Notion tích hợp AI vào Formula, tôi đã thực hiện được những điều mà trước đây tưởng chừng như không thể. Dưới đây tôi sẽ mô tả một trường hợp cụ thể đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc.
- Bối cảnh và yêu cầu:
- Tôi có một cửa hàng bán lẻ. Vào cuối mỗi ngày, nhân viên sẽ gửi báo cáo về kết quả kinh doanh và các vấn đề hoạt động trong ngày.
- Database Notion có nhiều trường dữ liệu như: doanh số bán hàng, số đơn hàng, thu tiền mặt, chuyển khoản…
- Vấn đề phát sinh:
- Rất khó để nắm bắt được tình hình kinh doanh khi đọc các trường dữ liệu đơn lẻ.
- Cần phải tạo thêm nhiều hàm Notion để thể hiện các chỉ số mong muốn.
- Giải pháp: Sử dụng Notion AI viết một hàm để tạo báo cáo chi tiết tổng hợp các thông tin chính.
Dưới đây là chi tiết hàm Notion tôi đang sử dụng. Thực sự mình cũng chẳng quan tâm đến chi tiết lắm. AI đã giúp mình xây dựng một hàm cực kỳ phức tạp mà có lẽ tự viết sẽ là bất khả thi (với khả năng của mình).
/* Format header with date */
style("Tóm Tắt Ngày " + formatDate(prop("Ngày báo cáo"), "DD/MM/YYYY"), "b", "blue") +
/* Cash difference section with color coding */
"\n- Chênh lệch Cash: " +
if(empty(prop("Lệch Cash")), "Chưa có dữ liệu",
if(prop("Lệch Cash") > 0,
style(format(prop("Lệch Cash")).replaceAll("\\B(?=(\\d{3})+(?!\\d))", ",") + " VND (Dư so với hệ thống)", "b", "green"),
style(format(prop("Lệch Cash")).replaceAll("\\B(?=(\\d{3})+(?!\\d))", ",") + " VND (Thiếu so với hệ thống)", "b", "red")
)
) +
/* Total revenue section */
"\n- Tổng doanh số: " +
if(empty(prop("Doanh số lẻ")), "Chưa có dữ liệu",
style(format(prop("Doanh số lẻ")).replaceAll("\\B(?=(\\d{3})+(?!\\d))", ",") + " VND", "b")
) +
/* Cash left section - NEW */
"\n- Cash để lại: " +
if(empty(prop("Cash để lại")), "Chưa có dữ liệu",
style(format(prop("Cash để lại")).replaceAll("\\B(?=(\\d{3})+(?!\\d))", ",") + " VND", "b")
) +
/* Bank withdrawal/deposit section */
"\n- Rút nộp Bank: " +
if(empty(prop("Rút nộp Bank")), "Chưa có dữ liệu",
if(prop("Người nhận tiền").length() > 0,
style(format(prop("Rút nộp Bank")).replaceAll("\\B(?=(\\d{3})+(?!\\d))", ",") + " VND" + " (Người nhận: " + prop("Người nhận tiền").map(current.name()).join(", ") + ")", "b"),
style(format(prop("Rút nộp Bank")).replaceAll("\\B(?=(\\d{3})+(?!\\d))", ",") + " VND", "b")
)
) +
/* Notes section as a separate header with its own content */
if(empty(prop("Chi tiết báo cáo")), "",
"\n\n" + style("Ghi chú", "b", "blue") + "\n" + prop("Chi tiết báo cáo")
)Lưu ý quan trọng khi dùng Notion AI cho công thức
- Nắm rõ kết quả mong muốn — mô tả kết quả trước, điều kiện sau.
- Đi từ đơn giản đến phức tạp — thêm từng điều kiện một để dễ kiểm tra.
- Luôn kiểm nghiệm trên vài bản ghi mẫu trước khi áp dụng rộng.
- Ghi chú ngắn trong công thức (comment) để người khác dễ hiểu và bảo trì.
Kết luận
Notion AI biến việc viết, đọc và sửa công thức thành thao tác hội thoại. Hãy bắt đầu với một mục tiêu nhỏ, sau đó nâng cấp dần với điều kiện, màu sắc và dữ liệu liên kết. Khi đã quen, bạn sẽ tiết kiệm hàng giờ thiết lập công thức thủ công.
