Bảng dữ liệu của bạn quá nhiều thông tin? Bạn muốn thấy ngay những việc trễ hạn, việc quan trọng, hoặc bài viết hay mà không cần lọc từng cái? Tô màu có điều kiện trong Database sẽ giúp bảng của bạn dễ nhìn và dễ hiểu chỉ trong vài phút.

Conditional color là gì và vì sao nên dùng?

Conditional color tô màu theo quy tắc mà bạn đặt trước dựa trên một hoặc nhiều Property (Thuộc tính). Nhờ vậy, các hàng hoặc ô quan trọng sẽ nổi bật ngay khi bạn mở View, giúp đưa ra quyết định nhanh và tự tin hơn.

Khi nào nên áp dụng

Cần nhấn mạnh các tín hiệu như: quá hạn, ưu tiên cao, kết quả vượt chuẩn.
Làm việc với Database nhiều cột và nhiều bản ghi, cần đọc lướt nhưng vẫn chính xác.
Muốn đội nhóm có cùng “ngôn ngữ thị giác” khi xem dữ liệu.

Nguyên tắc vàng: Ít màu nhưng có mục đích. Mỗi màu là một tín hiệu hành động rõ ràng.

Thuộc tính được hỗ trợ

Select và Multi-select
Date
Checkbox
Number

Giới hạn hiện tại: chưa hỗ trợ Formula, URL, Email, Phone, File và một số trường hệ thống.

Cách thiết lập Conditional color

Thao tác nhanh theo thứ tự sau:

Mở Database, bấm biểu tượng cài đặt View.
Chọn Conditional color.
Bấm Add và chọn Property làm điều kiện.
Đặt quy tắc. Ví dụ: Due date < hôm nay.
Chọn màu áp dụng. Hoàn tất.

Mẹo thiết kế quy tắc

Gắn mỗi màu với một ý nghĩa duy nhất. Ví dụ: Đỏ = cần hành động ngay, Vàng = cần chú ý, Xanh = đạt chuẩn.
Ưu tiên quy tắc theo mức độ quan trọng để tránh xung đột thị giác.
Kiểm tra lại trên nhiều View (Table, Board, Timeline) để đảm bảo hữu ích trong mọi ngữ cảnh.

5 ví dụ áp dụng thực tế

1. Đánh dấu công thức nấu ăn yêu thích

Property: Checkbox Favorite.
Rule: Nếu checkbox được tick thì nền xanh.
Kết quả: Công thức ưa thích nổi bật ngay trong danh sách.

2. Nhiệm vụ quá hạn và ưu tiên cao

Property: Due date và Priority.
Rule: Due date < hôm nay → nền đỏ. Priority = High → viền đỏ.
Kết quả: Nhìn lướt là thấy việc cần xử lý gấp.

3. Trạng thái dự án ở Board view

Property: Priority (Select).
Rule: Priority = Critical → nền đỏ.
Kết quả: Giao diện gọn, chỉ nhấn mạnh điều quan trọng.

4. Theo dõi tài chính cá nhân hoặc nhóm

Property: Type (Income, Expense).
Rule: Income → xanh. Expense → đỏ.
Kết quả: Phân biệt thu chi rõ ràng như bảng tính chuyên nghiệp.

5. Planner nội dung theo Timeline

Property: Views (Number).
Rule: Views > 10.000 → nền xanh.
Kết quả: Bài hiệu quả nổi bật để ưu tiên tái sử dụng.

Thực hành tốt

Dùng ít màu, chỉ cho tín hiệu “quá hạn”, “ưu tiên”, “điểm nhấn”.
Gộp các quy tắc có cùng mục tiêu để tránh xung đột trực quan.
Chuẩn hóa bảng màu cho toàn đội để ai cũng hiểu nghĩa của từng màu.

Màu sắc là ngôn ngữ. Hãy dạy đội của bạn “đọc” cùng một thứ tiếng.

Kết luận

Conditional color biến Database thành bảng điều khiển trực quan. Bắt đầu từ 1–2 quy tắc quan trọng nhất, gắn màu với ý nghĩa hành động rõ ràng, rồi tinh chỉnh theo thực tế. Khi cả đội “đọc” dữ liệu giống nhau, quyết định sẽ nhanh và chuẩn hơn.

Kiến thức Notion

Tô Màu Có Điều Kiện Trong Database Notion