Bạn có bao giờ tự hỏi “Notion Consultant thực sự là nghề gì?” Nếu bạn đang nghĩ rằng họ chỉ đơn thuần là những người “xây dựng các dashboard trông đẹp mắt”, thì đây chính là thời điểm để bạn thay đổi góc nhìn của mình. Thực tế, Notion chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ. Giá trị thực sự và cốt lõi nằm ở khả năng tìm ra và giải quyết các vấn đề trong vận hành thực tế, đồng thời xây dựng nên một hệ thống làm việc rõ ràng, minh bạch, với ít ma sát nhất có thể, và đặc biệt là dễ dàng sử dụng để cả đội ngũ có thể làm việc hiệu quả hơn.
Trước khi đi vào chi tiết về công việc thực tế của một Notion Consultant, hãy cùng làm rõ những gì không phải là bản chất của nghề này. Nhiều người nhầm lẫn rằng tư vấn Notion chỉ đơn thuần là việc tạo ra những thứ trông “pro” và phức tạp. Thực tế hoàn toàn khác:
Notion Consulting KHÔNG phải là:
- Không phải khoe cấu trúc Database phức tạp
- Không phải chụp ảnh Dashboard lòe loẹt
- Không phải chạy theo mọi tính năng mới
Cốt lõi của tư vấn: làm cho công việc trôi chảy. Công cụ chỉ là phương tiện để gỡ rão cản trong ngày làm việc.
Vậy nếu không phải những điều trên, thì công việc thực sự của một Notion Consultant là gì? Đơn giản mà khó: tìm ra những vấn đề đang làm chậm tiến độ làm việc của đội ngũ, rồi xây dựng hệ thống giúp họ vượt qua những rào cản đó một cách tự nhiên nhất.
Công việc thật sự của Notion Consultant
- Tìm và gỡ “điểm nghẽn”: khó tìm tài liệu, họp nhiều không ra việc, báo cáo copy‑paste thủ công
- Thiết kế luồng làm việc đơn giản, nhất quán và có thể mở rộng
- Biến quy trình thành hệ thống: ai cũng biết làm gì, khi nào, theo chuẩn nào
Hình dung như làm vườn: bạn muốn trồng cây đẹp, nhưng lại tốn thời gian tìm đồ, sửa dụng cụ, nhổ cỏ. Consultant sẽ sắp xếp kho, mài dụng cụ, dọn luống — để bạn chỉ việc trồng và chăm cây.
Để làm được điều này một cách có hệ thống, tôi thường áp dụng một khung tư duy gọi là “Consulting Quadrants” – một ma trận giúp phân tách rõ ràng giữa vấn đề và giải pháp, giữa đời thực và công nghệ. Đây là cách tiếp cận giúp dự án không bị lạc hướng hay sa đà vào công nghệ.
Khung 4 góc độ (Consulting Quadrants)
Ma trận 2 trục: Vấn đề ↔ Giải pháp và Đời thực ↔ Công nghệ. Mỗi dự án đi qua 4 bước:
1) Vấn đề đời thực (Real‑life Problems)
Lắng nghe để hiểu đúng chuyện đang cản trở công việc: thiếu chuẩn đặt tên, tài liệu phân tán, báo cáo thủ công…
2) Chuyển sang giải pháp công nghệ (Tech‑enabled Options)
Từ vấn đề, phác thảo hướng giải: chuẩn hoá Database và Views, dùng Automations cho nhắc việc, tích hợp no‑code khi cần.
3) Xây giải pháp trong Notion (Build)
Biến thiết kế thành hệ thống cụ thể: cấu trúc Pages, Database, Relation, Status, Templates, Automations.
4) Triển khai và chuyển giao (Adoption)
Viết tài liệu hướng dẫn, đào tạo nhóm, và giúp mọi người thích nghi với cách làm mới — để ai cũng dùng được, không chỉ riêng một vài người.
Sau khi hiểu rõ khung tư duy, bước tiếp theo là đưa nó vào thực tế. Dưới đây là quy trình triển khai mà tôi thường áp dụng cho hầu hết các dự án tư vấn Notion – từ khảo sát đến mở rộng theo chu kỳ.
Quy trình triển khai điển hình
- Khảo sát nhanh: vấn đề, mục tiêu, ràng buộc
- Phác thảo kiến trúc dữ liệu tối giản, có thể mở rộng
- Xây dựng phiên bản đầu tiên: 1–2 bảng dữ liệu chính + bảng theo dõi công việc hàng ngày
- Chạy thử 1–2 tuần, đo giảm thời gian và lỗi
- Chuẩn hoá SOP, bổ sung Automations, mở rộng theo chu kỳ
Nguyên tắc vàng: Bắt đầu tối giản – Đo lường – Mở rộng theo chu kỳ. Tránh “làm một lần cho xong” rồi bỏ đó.
Notion Consulting – nói gọn
- Lắng nghe vấn đề thật
- Xác định giải pháp hệ thống và công nghệ phù hợp
- Xây đúng thứ cần dùng
- Đảm bảo đội ngũ thực sự dùng được hằng ngày
Kết luận
Notion Consulting không phải chuyện “xây cho đẹp”, mà là chuẩn hoá quy trình, gom dữ liệu đúng chỗ và giảm ma sát vận hành. Bắt đầu tối giản, chạy thử ngắn, đo lường rồi mở rộng theo chu kỳ — đó là cách để hệ thống sống lâu và thực sự tạo giá trị cho đội ngũ.
