Bạn đang dùng Notion hằng ngày nhưng phần lớn đồng nghiệp, khách hàng hay người thân lại không dùng Notion? Bài viết này giúp bạn hiểu cách chia sẻ nội dung an toàn, trình bày đơn giản dễ đọc, và có ngay mẫu ý tưởng để bắt đầu trong vài phút.
Cách xuất bản Page thành link công khai
Trước khi bắt đầu, hãy bật chế độ xuất bản để bất kỳ ai có link đều có thể xem nội dung của bạn.
- Nhấn
Shareở góc phải và chọnPublish. - Chọn
Publish to web.
- Thiết lập quyền hiển thị theo nhu cầu:
- Link expires: đặt hạn xem theo giờ, ngày, tuần, ngày cụ thể hoặc không hết hạn.
- Allow editing: chỉ người đăng nhập Notion mới sửa được. Khi chia sẻ cho người không dùng Notion, hãy tắt.
- Allow comments: tương tự, chỉ hữu ích khi người xem có tài khoản. Có thể tắt.
- Allow duplicate as a template: người không có tài khoản sẽ không dùng được, thường nên tắt.
- Search engine indexing: nếu đây là trang cho đối tượng cụ thể, hãy tắt để tránh lên kết quả tìm kiếm.
Mẹo nhanh: luôn dùng “Copy web link” khi chia sẻ. Tránh sao chép URL trên trình duyệt để người nhận vào thẳng Page, không qua trang chuyển tiếp.
Nguyên tắc trình bày giúp người không dùng Notion dễ đọc
Khi chia sẻ nội dung với người không quen thuộc với Notion, điều quan trọng nhất là đảm bảo thông tin được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu và người xem có thể nắm bắt nội dung một cách nhanh chóng nhất có thể.
- Giữ bố cục đơn giản: dùng Heading, đoạn văn ngắn, bullet points, hình ảnh. Hạn chế Database nếu không bắt buộc.
- Thêm hướng dẫn thao tác: nếu có điều hướng giữa các Page, hãy viết chỉ dẫn rõ ràng như “Xem phần chi tiết bên dưới”. Khi buộc phải dùng Database, hãy nhắc cách mở từng trang con hoặc bật bộ lọc nhanh.
- Dùng link hết hạn: đảm bảo nội dung chỉ hiển thị trong khoảng thời gian phù hợp, tránh thông tin cũ tiếp tục lan truyền.
Các ý tưởng sử dụng Notion chia sẻ công khai
Dưới đây là những tình huống thực tế bạn có thể áp dụng ngay, chia theo nhóm Cá nhân và Công việc.
1) Tìm địa điểm du lịch
Tạo một dashboard đơn giản với ảnh minh hoạ và gạch đầu dòng giúp mọi người nắm nhanh các khu vực, tiêu chí và phương án.
2) Trang thông tin cho người thuê
Tạo một Page hướng dẫn sinh hoạt cơ bản, quy định và liên hệ khẩn cấp. Mục tiêu là người mới có thể ổn định nhanh mà không cần hỏi lại.
3) Sổ tay gửi thú cưng cho người trông giúp
Tập hợp toàn bộ thông tin cần biết về thú cưng: bối cảnh, tính cách, giờ ăn, thói quen, lưu ý an toàn và liên hệ khẩn.
- Tóm tắt tính cách và mức độ thân thiện
- Lịch ăn và liều lượng cụ thể
- Các “quirks” và cách xử lý
- Người liên hệ khi có vấn đề
Một trang ngắn gọn nhưng đủ ý sẽ giúp mọi việc êm hơn cho cả hai bên.
4) Tổ chức họp mặt gia đình
Dùng Page để liệt kê ngày, địa điểm, phương án lưu trú và cách đặt chỗ. Mọi người xem nhanh và tự quyết được.
5) Thiệp mời sự kiện trực tuyến
Một Page gọn gàng, đẹp mắt sẽ thân thiện hơn chuỗi tin nhắn dài dòng. Chỉ cần bật xem công khai.
6) Hồ sơ cá nhân (CV/Portfolio)
Tạo một Page cập nhật những gì bạn đang làm, học, vị trí hiện tại và tin nổi bật. Đây là “trang trạng thái” cá nhân để chia sẻ nhanh với bạn bè, đối tác.
7) Thư viện tài nguyên công khai (chỉ xem)
Tạo một Database dạng Gallery hoặc Table để gom tài liệu, hướng dẫn, form… Người xem bấm vào thẻ để đọc chi tiết.
Mỗi thẻ có thể là một Page con với nội dung hướng dẫn rõ ràng. Việc xem không yêu cầu tài khoản Notion.
8) Trang Blog tập hợp bài viết
Thay vì một hệ thống blog phức tạp, bạn có thể gom toàn bộ bài viết vào một Page và chia theo chủ đề. Chia sẻ đường link rút gọn để mọi người truy cập nhanh.
9) Bảng giá gói dịch vụ cho khách tiềm năng
Một Page trình bày gói dịch vụ, điều khoản, quy trình làm việc. Dễ cập nhật và chia sẻ trước các buổi trao đổi.
10) Trang hướng dẫn nhanh cho sự kiện hoặc workshop
Chuẩn bị Page hướng dẫn thao tác kỹ thuật quan trọng trước buổi học hay hội thảo. Bật link hết hạn sau khi sự kiện kết thúc để tránh thông tin cũ.
11) Slide trình bày ngay trong Notion
Thiết kế slide bằng Page: nhúng ảnh, GIF, video, bảng tư duy… Sau buổi nói chuyện, gửi link để người tham dự xem lại nội dung.
Kết luận
Chỉ với vài thiết lập và cách trình bày hợp lý, Notion có thể trở thành “cổng thông tin” nhẹ nhàng cho bất kỳ ai, kể cả người không dùng Notion. Hãy bắt đầu bằng một Page ngắn gọn, bật chia sẻ công khai đúng cách, và áp dụng các ý tưởng trên để truyền tải thông tin rõ ràng, đẹp, dễ dùng ngay hôm nay.
