Nhiều cá nhân và đội ngũ bước vào Notion với kỳ vọng nó sẽ giải quyết mọi vấn đề năng suất. Nhưng gốc rễ thường nằm ở vấn đề hệ thống, không phải công cụ. Nếu chưa có hệ thống rõ ràng, thì dù công cụ có mạnh đến đâu, kết quả vẫn không như mong muốn.
Không gian Notion của bạn chỉ hiệu quả khi nền tảng hệ thống vững chắc.
Bắt đầu đúng: Xác định đích đến trước
1) Định nghĩa kết quả mong muốn
Giữ nguyên tắc process before technology trong đầu. Hệ thống là tập hợp các quy trình. Hãy xác định thật cụ thể bạn muốn đạt điều gì, kết quả trông như thế nào khi hệ thống hoạt động tốt.
2) Phác thảo con đường để đạt kết quả
Hãy liệt kê các bước chính để đi đến đích, độc lập với công cụ. Ví dụ, với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý tri thức dễ tìm và kết nối ý tưởng, lộ trình cơ bản có thể là: thu thập tài liệu, xử lý, sử dụng, và định kỳ rà soát.
3) Đồng thuận với bên liên quan
Hệ thống thường đi qua nhiều nhóm. Cần có sự thống nhất về vai trò, cách phối hợp, và quy trình.
- Mọi người đã thống nhất cách thực thi quy trình chưa?
- Vai trò từng người có rõ ràng không?
- Mỗi vai trò hiểu ảnh hưởng lên người ở “trước” và “sau” mình trong chuỗi công việc chưa?
Khi nền tảng đã sẵn sàng: Mới chọn công cụ
Công cụ chỉ tăng lực cho hệ thống đã tốt. Trước khi chọn Notion hay bất cứ công cụ nào, tự hỏi:
- Phần nào có thể hiệu quả hơn nhờ tự động hóa hoặc ghi nhận chính xác hơn?
- Phần nào cần sự thủ công, “high-touch”, nếu tự động hóa sẽ làm giảm chất lượng?
- Công cụ có thực sự phù hợp với hệ thống, hay bạn đang cố uốn hệ thống để khớp công cụ?
- Các bên liên quan có đồng thuận chọn công cụ không?
- Đa số người dùng chính có thể học và dùng công cụ trong thời gian hợp lý không?
- Có ai sẵn sàng duy trì công cụ sau khi triển khai không?
Dấu hiệu một hệ thống khỏe mạnh: nó vẫn vận hành khi công cụ thay đổi.
Bài kiểm tra “không lệ thuộc công nghệ”
Hãy tự hỏi: Nếu công cụ bạn đang dùng biến mất, bạn có thể chuyển hệ thống sang nền tảng khác một cách tương đối dễ dàng không? Nếu câu trả lời là “có”, hệ thống của bạn được nâng cấp bởi công cụ, chứ không phụ thuộc vào công cụ..
Tóm tắt
- Xây hệ thống trước, công cụ theo sau.
process before technology. - Làm rõ đích đến, phác lộ trình, thống nhất vai trò.
- Khi nền tảng vững, công cụ như Notion sẽ giúp tăng tốc và chuẩn hóa.
- Một hệ thống tốt là hệ thống có thể “di cư” sang công cụ khác mà không sụp đổ.
