Đội ngũ không chống lại thay đổi. Họ chống lại những thay đổi mơ hồ, áp xuống và không đo được hiệu quả. Bài này hướng dẫn bạn dựng một vòng lặp cải tiến nhỏ nhưng đều, đặt trọn trong Notion để phản hồi, hành động và kết quả đi cùng nhau.
Vấn đề cốt lõi: Đừng làm quy trình như một dự án “xong là xếp tủ”
Nhiều doanh nghiệp ra quy trình theo kiểu “một lần rồi xong”, kết quả là đội ngũ quay về cách làm cũ và tài liệu nằm trên giấy. Vấn đề thật sự không phải ở thay đổi, mà ở cách bạn xử lý thay đổi: hỏi ai, khi nào, tổng hợp thế nào, ưu tiên ra sao, và biến phản hồi thành hành động nhìn thấy được.
Cốt lõi của hệ thống là chu trình liên tục: Hỏi ý kiến → Xem xét → Chọn việc quan trọng → Thực hiện → Hỏi lại.
Bước 1 — Hỏi đúng người vào đúng thời điểm
Hỏi ý kiến những người làm việc trực tiếp với quy trình. Hỏi ở ba thời điểm: trước khi thay đổi – khi mới áp dụng – sau khi chạy được một thời gian.
- Sau buổi giới thiệu hoặc đào tạo lần đầu
- Tuần thứ 1-2 khi bắt đầu áp dụng thực tế
- Trong các buổi họp nhìn lại hoặc đánh giá thường xuyên
Những câu hỏi nên hỏi:
- Cái gì có ích ngay lập tức?
- Cái gì gây khó khăn hoặc làm chậm công việc?
- Bước nào gặp vấn đề ngay khi làm?
- Bạn muốn thay đổi điều gì trước tiên?
- Điều gì cần được giải thích rõ hơn ngay từ đầu?
Sử dụng Notion: tạo bảng “Feedback” để lưu tất cả ý kiến vào một chỗ. Ghi rõ ngày tháng, team nào, dự án nào. Đừng để ý kiến lạc trong tin nhắn.
Bước 2 — Tìm vấn đề lặp lại nhiều lần
Đọc kỹ các ý kiến và phân loại chúng. Có hai loại ý kiến chính:
- Về quy trình làm việc: bước nào thừa, hướng dẫn chưa rõ, thiếu công cụ
- Về cách thông báo thay đổi: báo trễ, kỳ vọng không đúng, chưa được hướng dẫn
Gắn nhãn cho từng ý kiến trong bảng để sau này dễ tìm và so sánh.
Bước 3 — Chọn việc quan trọng nhất
Chọn ít việc để làm, nhưng phải là việc quan trọng. Dựa vào ba điều:
- Gây lỗi hoặc nhầm lẫn nhiều nhất
- Ảnh hưởng đến nhiều người nhất
- Ảnh hưởng đến kết quả công việc
Việc còn lại để lại làm sau. Cải thiện là làm đều đều, không phải làm một lần.
Bước 4 — Viết kế hoạch thay đổi rõ ràng
Mỗi thay đổi cần có đủ bốn thông tin:
- Thay đổi gì
- Ai làm
- Làm xong khi nào
- Đo lường thế nào
Để mọi người trong team thấy được tiến độ và hiểu lý do thay đổi.
Cách làm trong Notion
- Dùng công cụ Task: tạo công việc từ ý kiến, giao cho người phụ trách.
- Liên kết bảng Feedback với bảng Actions để theo dõi từ “ý kiến” đến “kết quả”.
- Dùng trạng thái: Cần làm, Đang làm, Xong.
Bước 5 — Thực hiện và hỏi ý kiến lại
Sau khi thay đổi và hướng dẫn ngắn, hỏi lại:
- Vấn đề đã được giải quyết chưa?
- Cách mới có dễ hơn không?
- Cần thay đổi gì tiếp theo?
Khi mọi người thấy ý kiến của họ được nghe và có thay đổi thật, họ sẽ tích cực đóng góp hơn.
Lỗi cần tránh
- Hỏi quá chung chung nên không biết làm gì
- Thu thập ý kiến nhưng không phản hồi lại
- Sửa quá nhiều thứ một lúc nên không biết cái nào hiệu quả
- Không lưu lại: ý kiến mất trong tin nhắn, không ghi vào bảng
Kết luận
Quy trình tốt được xây dựng cùng với người dùng hàng ngày. Làm theo vòng lặp: Thu thập ý kiến → Phân tích → Chọn việc quan trọng → Thực hiện → Hỏi lại. Đặt toàn bộ vào Notion để ý kiến, hành động và kết quả được theo dõi rõ ràng và lâu dài.
