Bạn đang cân nhắc đưa tài liệu công việc vào Notion nhưng lo lắng về bảo mật và quyền riêng tư? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bức tranh tổng quan, biết rõ cái gì nên và không nên lưu, cùng các thực hành tốt để dùng Notion an toàn cho cá nhân và doanh nghiệp.
Những câu hỏi thường gặp
- “Notion có an toàn không?”
- “Có nên lưu mật khẩu trong Notion?”
- “Có thể lưu giấy tờ nhạy cảm như hộ chiếu, sao kê ngân hàng không?”
Lời khuyên ngắn gọn: Không dùng Notion để lưu mật khẩu hoặc tài liệu siêu nhạy cảm. Dùng password manager chuyên dụng cho việc đó.
Notion bảo vệ dữ liệu của bạn như thế nào?
- Mã hóa dữ liệu đã lưu: Mọi thông tin trên máy chủ Notion đều được mã hóa để bảo vệ.
- Mã hóa khi truyền tải: Kết nối giữa máy tính/điện thoại của bạn và máy chủ Notion được bảo mật bằng công nghệ TLS.
- Chứng chỉ SOC 2: Notion đã được kiểm tra và công nhận về quy trình bảo mật.
- Notion giữ chìa khóa mã hóa: Notion có thể xem dữ liệu của bạn khi cần thiết (không phải mã hóa đầu cuối).
Điều này có nghĩa gì? Notion đủ an toàn cho hầu hết công việc hàng ngày, nhưng không nên dùng để lưu mật khẩu, thông tin ngân hàng, hồ sơ y tế hoặc tài liệu rất quan trọng.
Có nên lưu mật khẩu trong Notion?
Không. Hãy dùng trình quản lý mật khẩu chuyên dụng có chia sẻ an toàn (“shared vaults”). Ví dụ: 1Password, Bitwarden, v.v.
Một đại diện Notion từng chia sẻ: Notion không được thiết kế để lưu tài liệu pháp lý, mật khẩu, sao kê… Hãy dùng công cụ chuyên dụng cho các loại dữ liệu này.
Notion có an toàn không?
- Notion dùng công nghệ mã hóa TLS 1.2+ khi truyền dữ liệu và AES-256 khi lưu trữ. Đây là các tiêu chuẩn bảo mật tốt được nhiều công ty sử dụng.
- Notion không có mã hóa đầu cuối (E2EE). Điều này có nghĩa là Notion có thể đọc được dữ liệu của bạn khi cần hỗ trợ kỹ thuật. Cách này tiện lợi cho việc hỗ trợ người dùng, nhưng không phù hợp cho các thông tin cực kỳ nhạy cảm.
- Nếu bạn cần mã hóa đầu cuối, hãy thử dùng các công cụ ghi chép cá nhân như Obsidian. Còn Notion phù hợp hơn cho làm việc nhóm.
Tại sao Notion không dùng mã hóa đầu cuối?
Mã hóa đầu cuối làm cho việc cộng tác thời gian thực trở nên phức tạp và chậm hơn. Nhiều ứng dụng có mã hóa đầu cuối hoạt động tốt khi dùng một mình, nhưng kém hiệu quả khi nhiều người làm việc cùng lúc. Notion ưu tiên tốc độ và hiệu quả khi làm việc nhóm.
Bảo vệ tài khoản bằng xác thực 2 bước
Notion đã có tính năng xác thực 2 bước. Bạn nên bật tính năng này:
- Đặt mật khẩu cho tài khoản, sau đó bật xác thực 2 bước bằng ứng dụng như Google Authenticator hoặc Authy. Nên dùng ứng dụng thay vì nhận mã qua tin nhắn SMS.
Lưu ý về quyền riêng tư: mọi người có thể thấy email của nhau
Trong phần “Settings & Members”, tất cả thành viên và khách mời trong cùng một workspace có thể thấy email và tên của nhau. Do đó:
- Cẩn thận khi mời người lạ hoặc đối tác cạnh tranh vào workspace.
- Có thể cần cập nhật chính sách bảo mật của công ty để nhắc nhở mọi người về điều này.
Cách dùng Notion an toàn
- Bắt buộc dùng ứng dụng quản lý mật khẩu. Không viết mật khẩu dạng chữ thường.
- Bật xác thực 2 bước cho email, ngân hàng, tên miền và Notion. Nên dùng ứng dụng xác thực thay vì SMS.
- Thường xuyên kiểm tra các ứng dụng đang có quyền truy cập vào tài khoản quan trọng của bạn (như Gmail, Calendar…).
- Hạn chế quyền của nhân viên và tạo quy trình rõ ràng khi thay đổi các cài đặt quan trọng.
- Cập nhật nội quy để nhắc nhở mọi người về việc email có thể bị lộ trong workspace.
Kết luận
Notion đủ an toàn cho hầu hết công việc hàng ngày khi bạn bật xác thực 2 bước (MFA) và thiết lập quyền hạn hợp lý. Tuy nhiên, vì không có mã hóa đầu cuối (E2EE), bạn không nên lưu mật khẩu hay tài liệu cực kỳ nhạy cảm. Chiến lược tối ưu là dùng Notion cho cộng tác nhóm, còn dữ liệu nhạy cảm thì để trong công cụ chuyên dụng—như vậy vừa hiệu quả, vừa an toàn.
