Xây Dựng Notion Cho Doanh Nghiệp: Hướng Dẫn A-Z

Bạn đang muốn xây dựng một “hệ điều hành” làm việc hoàn chỉnh trên Notion cho toàn bộ đội ngũ của mình nhưng lo lắng về việc hệ thống sẽ trở nên rối rắm và khó quản lý? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước một, bắt đầu từ việc thiết lập khung Teamspace cơ bản, tiếp theo là các Database cốt lõi làm nền tảng, và cuối cùng là Dashboard phục vụ cho nhiều cấp độ khác nhau: cấp công ty, cấp phòng ban, và cấp từng cá nhân — tất cả đều theo nguyên tắc bắt đầu từ những gì đơn giản nhất, đảm bảo hệ thống chạy ổn định ngay từ đầu, sau đó mới từng bước mở rộng và điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của tổ chức.

Một hệ thống Notion cho doanh nghiệp cần gì?

Trước khi đi vào chi tiết từng thành phần, hãy cùng nhìn tổng quan về những yếu tố cốt lõi làm nên một hệ thống Notion doanh nghiệp thực sự hiệu quả.

Một hệ thống tốt cần có:

• Hiển thị thông tin rõ ràng giúp mọi người quyết định nhanh hơn.
• Quản lý dự án trôi chảy và giúp quản lý thấy được tiến độ ngay lập tức.
• Bắt đầu đơn giản, nhưng có thể mở rộng khi công ty phát triển.

Để xây dựng nền tảng vững chắc, bạn cần tạo các Database (cơ sở dữ liệu) làm phần “hậu trường” cho toàn hệ thống. Đây là các database bạn nên có:

• Team Directory (Danh sách thành viên)
• Teams / Departments (Phòng ban)
• OKRs (Mục tiêu)
• Projects (Dự án)
• Tasks (Công việc)
• Docs (Tài liệu)
• CRM (Thông tin khách hàng)
• Member Dashboards (Trang cá nhân)

Tuỳ theo lĩnh vực kinh doanh, bạn có thể thêm: Khách hàng tiềm năng, Chiến dịch marketing, Phát triển sản phẩm, Kho hàng, Địa điểm…

Phần “giao diện” là nơi mọi người sử dụng hàng ngày, bao gồm các Dashboard (Bảng điều khiển) cho từng cấp:

• Company Home Page (Trang chủ công ty)
• Teams Dashboard (Bảng điều khiển phòng ban)
• Individual Dashboards (Bảng điều khiển cá nhân)
• Project Dashboards (Bảng điều khiển dự án)
• Company Wiki (Kho tài liệu công ty)

Nếu bạn làm việc một mình, có thể bỏ bớt phần dành cho nhiều người và chỉ giữ những phần quan trọng nhất.

Bước 1: Tạo Teamspaces

Teamspaces giúp bạn sắp xếp workspace có trật tự và quản lý ai được xem gì một cách dễ dàng.

• Teamspace như một “hộp chứa” giúp sắp xếp workspace và phân quyền cho mọi người.
• Gợi ý: Tạo Teamspace theo cấu trúc công ty bạn (ví dụ: Hành chính, Marketing, Vận hành…).
• Với những phòng ban chứa thông tin nhạy cảm hay bảo mật (Nhân sự, Pháp chế, Ban Giám đốc), hãy đặt chế độ Closed (Đóng) hoặc Private (Riêng tư).

Bước 2: Phân quyền bằng nhóm người dùng (User Groups)

Nếu phân quyền từng người sẽ rất mất thời gian khi công ty lớn lên. Nhóm người dùng giúp bạn làm việc này nhanh hơn nhiều.

• Tạo User Groups (Nhóm người dùng) theo phòng ban hoặc vai trò để phân quyền theo nhóm, không phải làm từng người một.
• Ví dụ: Admin (Quản trị), Users (Người dùng), Marketing, Ops (Vận hành).
• Thêm nhóm vào Teamspace với vai trò phù hợp (Member – Thành viên, Owner – Chủ sở hữu).

Bước 3: Tạo các Database cơ bản

Database là nơi lưu trữ tất cả thông tin quan trọng của công ty. Bắt đầu với những cái cần thiết nhất, sau đó mở rộng dần.

Lưu ý quan trọng:

• Đừng tạo quá nhiều Database. Bắt đầu với ít thứ, sau đó thêm khi cần.
• Sử dụng các tính năng như Select, Relation, Rollup, Status, Person để kết nối dữ liệu.
• Tạo tất cả Database trong cùng một trang “Backend” để dễ chỉnh sửa, sau đó tách ra thành trang riêng.

Danh sách nhân viên (Team Directory)

Lưu thông tin của tất cả nhân viên — vai trò, phòng ban, thông tin liên lạc.

Thông tin cần có:

• Name (Tên)
• Role (Vai trò)
• Team (Phòng ban → kết nối với Teams)
• Email
• Picture (Ảnh)
• Meeting Link (Link họp)
• Head of (Trưởng phòng → kết nối với Teams)
• Notion Account (Tài khoản Notion)

Phòng ban (Teams / Departments)

Quản lý các phòng ban, kết nối nhân viên với dự án và mục tiêu.

Thông tin cần có:

• Name (Tên phòng ban)
• People (Thành viên → kết nối với Team Directory)
• Leads (Trưởng phòng → kết nối với Team Directory)
• OKRs (Mục tiêu → kết nối với OKRs)
• Projects (Dự án → kết nối với Projects)
• Docs (Tài liệu → kết nối với Docs)

Mục tiêu (OKRs)

Theo dõi mục tiêu và kết quả chính theo từng quý, từng phòng ban.

Thông tin cần có:

• Name (Tên mục tiêu)
• Status (Tình trạng: Chưa bắt đầu, Đúng tiến độ, Chậm tiến độ, Hoàn thành, Huỷ bỏ)
• Quarter (Quý)
• Teams (Phòng ban → kết nối với Teams)
• Projects (Dự án → kết nối với Projects)

Dự án (Projects)

Quản lý tất cả dự án — lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân công người làm.

Thông tin cần có:

• Name (Tên dự án)
• Status (Tình trạng)
• Tasks (Công việc → kết nối với Tasks)
• Progress (Tiến độ → tự tính % hoàn thành từ Tasks)
• OKR (Mục tiêu → kết nối với OKRs)
• Responsible (Người phụ trách)
• Team (Phòng ban → kết nối với Teams)
• Docs (Tài liệu → kết nối với Docs)
• Client / Customer (Khách hàng → kết nối với CRM)
• Last Edited (Lần sửa cuối)

Đặt Progress (Tiến độ) dạng thanh % để dễ xem tiến độ.

Công việc (Tasks)

Chi tiết các công việc cụ thể trong từng dự án, phân công và theo dõi thời hạn.

Thông tin cần có:

• Name (Tên công việc)
• Status (Tình trạng, có thể hiện dạng tick)
• Due Date (Hạn hoàn thành)
• Responsible (Người phụ trách)
• Project (Dự án → kết nối với Projects)
• Teams (Phòng ban → tự lấy từ Project)