Notion có thể trở thành “trung tâm điều hành” của doanh nghiệp. Nhưng chỉ cần vài sơ suất nhỏ, dữ liệu có thể bị sửa nhầm, lan truyền sai, hoặc lộ ngoài ý muốn. Bài viết này tổng hợp 11 lỗi bảo mật phổ biến trong Notion, dấu hiệu nhận biết, cách khắc phục, và mẹo thiết lập an toàn.
1) Không bật xác thực 2 lớp (2FA)
- Dấu hiệu: đăng nhập chỉ bằng email và mật khẩu, hoặc “Sign in with Google” mà không có lớp 2.
- Cách làm: Vào Settings & members → My account → bật Two‑step verification. Ưu tiên app tạo mã (Authy, Google Authenticator) thay vì SMS.
2) Lưu mật khẩu trong Notion
- Nguyên tắc: Không lưu mật khẩu/tài chính trong Notion.
- Cách làm: Dùng password manager (1Password, Bitwarden…). Nếu đang có trang “Mật khẩu”, hãy chuyển đi và xoá sớm.
3) Bấm linh tinh vào link mời workspace
- Rủi ro: Phishing (giả mạo) qua email mời.
- Cách làm: Khi đã được mời, workspace mới sẽ hiện trong menu tài khoản Notion của bạn. Vào thẳng đó, hạn chế bấm link nếu không cần.
4) Không “Lock page” cho tài liệu quan trọng
- Vấn đề: Đồng đội vô tình xoá/sửa layout trang lõi.
- Cách làm: … → Lock page cho trang hướng dẫn, quy chuẩn, dashboard chính. Khi cần sửa, mở khoá có chủ đích.
5) Chia sẻ database với quyền Full Access
- Rủi ro: Ai cũng có thể thêm/xoá thuộc tính (relation, rollup…), phá vỡ cấu trúc.
- Cách làm: Chia quyền “Can edit content” (chỉ sửa dữ liệu), hạn chế quyền thay đổi schema và view.
6) Cho ứng dụng ngoài quyền toàn workspace
- Rủi ro: App/extension lỗi hoặc độc hại làm hỏng/đọc dữ liệu rộng.
- Cách làm: Chỉ cấp quyền tới trang/database cần thiết. Định kỳ vào Settings → Connections để gỡ kết nối không dùng.
7) Dùng Notion Button mà không lọc “Pages to edit”
- Rủi ro: Button bulk‑edit đè lên toàn bộ database.
- Cách làm: Luôn đặt filter cụ thể cho “Pages to edit”. Thử trên database mẫu trước khi áp dụng thật.
8) Thiết lập Automations mà không lọc “Update pages in”
- Rủi ro: Automation cập nhật hàng loạt ngoài ý muốn.
- Cách làm: Đặt filter (trạng thái, người phụ trách, ngày…) và chạy thử với dữ liệu mẫu.
9) Không dùng Groups để quản quyền theo nhóm
- Vấn đề: Cấp quyền thủ công từng người, dễ sót và rối.
- Cách làm: Settings & Members → Groups. Tạo nhóm theo team/chức năng. Cấp quyền lên group, không cấp rải rác từng cá nhân.
10) Không biết khôi phục phiên bản (Page History)
- Hậu quả: Sửa nhầm mà không quay lại được.
- Cách làm: … → Page history → Restore version. Có thể sao chép đoạn nội dung từ bản cũ để ghép lại nhanh.
11) Chia sẻ database theo “linked view” nhưng cấp quyền gốc quá rộng
- Vấn đề: Người nhận có thể truy ra database gốc và xem nhiều hơn mong muốn.
- Cách làm: Chỉ chia sẻ thông tin thật sự cần thiết. Với nhu cầu phân quyền chi tiết theo hàng, cân nhắc giải pháp trung gian qua Make/n8n hoặc xuất bản báo cáo đã làm sạch dữ liệu.
Kết luận
Nhìn chung là có. Notion mã hoá khi truyền và khi lưu, có chuẩn SOC 2. Tuy vậy, Notion không mã hoá đầu cuối (E2EE), nên hãy tránh lưu mật khẩu hay dữ liệu siêu nhạy cảm và tuân thủ các thực hành tốt dưới đây để an toàn hơn mỗi ngày.
