Áp dụng Notion vào công ty không khó, nhưng thách thức là làm đúng việc vào đúng lúc. Triển khai quá nhanh sẽ tạo hệ thống phức tạp, khó quản lý và tốn kém. Triển khai quá chậm khiến đội ngũ không thấy lợi ích của Notion. Bài viết này giúp bạn xác định giai đoạn hiện tại, ưu tiên công việc, và tiến lên bước tiếp theo một cách hiệu quả.
Tổng quan khung “Bậc thang triển khai Notion”
Khung “Bậc thang triển khai Notion” này gồm 3 bậc chính. Đây là lộ trình mà hầu hết các đội ngũ và công ty thường trải qua khi bắt đầu dùng Notion:
- Bậc 1: Cho tôi một hệ thống hoạt động được
- Bậc 2: Tôi muốn cá nhân nó theo ý mình
- Bậc 3: Biến nó thành “Second Brain” của tôi
Mỗi bậc có thách thức riêng về kỹ thuật và quy trình. Biết mình đang ở đâu sẽ quyết định bạn nên làm gì tiếp theo — và không làm gì.
Nguyên tắc vàng: ở mỗi bậc, hãy triển khai ít thứ nhất nhưng giải quyết đúng vấn đề nhất có thể. Tránh tham tính năng, ôm đồm phức tạp.
Để hiểu rõ cách triển khai Notion, bạn cần biết từng bước một. Dưới đây là giải thích chi tiết về 3 bước trong “Bậc thang triển khai Notion”:
Bước 1 — Cho tôi một hệ thống hoạt động được
Bạn đang ở bước đầu tiên khi hầu hết mọi người trong nhóm mới bắt đầu dùng Notion. Lúc này, mọi người chưa biết Notion hoạt động ra sao, chưa có thói quen dùng hàng ngày, và chưa có cách làm việc chung. Đây là giai đoạn quan trọng để xây dựng nền tảng cho những bước sau.
Khó khăn chính
- Về kỹ năng: Notion có nhiều tính năng, học mất thời gian. Dễ bị choáng ngợp khi bắt đầu.
- Về quy trình: Dễ thiết kế sai từ đầu, khiến hệ thống không phát triển được về sau.
Nên làm gì
- Bắt đầu với một mẫu chuẩn đã được kiểm nghiệm cho quản lý dự án hoặc quản lý kiến thức.
- Mục tiêu 3 tháng đầu: có bảng điều khiển dùng hàng ngày, thông tin đầy đủ, ai cũng biết cách dùng cơ bản.
Danh sách việc cần làm
- Tạo một bảng công việc và một bảng dự án với thông tin cơ bản
- Tạo một kho tài liệu đơn giản, dễ tìm
- Bảng điều khiển riêng cho: quản lý và nhân viên
- Thống nhất cách đặt tên, phân loại, lưu tài liệu
Bước 2 — Tôi muốn tùy chỉnh hệ thống theo ý mình
Bạn đang ở bước này khi mọi người đã quen với Notion. Họ dùng Notion mỗi ngày và không còn thấy khó nữa. Bây giờ, team muốn thay đổi Notion cho phù hợp với cách làm việc của mình. Ngoài ra, khi có người mới vào, bạn cần viết hướng dẫn rõ ràng để họ hiểu cách làm việc chung.
Khó khăn chính
- Về kỹ năng: Cần hiểu sâu hơn để tùy chỉnh Notion theo cách làm việc của team.
- Về quy trình: Dễ thêm quá nhiều thứ không cần thiết, làm hệ thống phức tạp và rối.
Nên làm gì
- Tìm ra điểm gây khó chịu nhất trong công việc, ưu tiên cải thiện những việc hiệu quả cao mà không quá phức tạp.
- Tùy chỉnh ở mức: cách hiển thị, mẫu sẵn, tự động hóa đơn giản, chưa cần thay đổi cấu trúc lớn.
Danh sách việc cần làm
- Tạo mẫu sẵn cho công việc lặp lại: họp, yêu cầu, bàn giao
- Tạo cách xem riêng cho từng vai trò và từng giai đoạn công việc
- Viết tài liệu hướng dẫn: quy trình làm việc, quy ước chung, hướng dẫn cho người mới
- Rà soát hàng tháng: chỉ giữ những gì thực sự hữu ích
Bước 3 — Biến nó thành “Second Brain” của tôi
Bạn đang ở bước này khi đội ngũ đã thành thạo Notion, dùng tự nhiên mỗi ngày, quy trình ổn định. Vấn đề lớn nhất bây giờ là mất thời gian cho công việc lặp lại — những việc có thể tự động hóa.
Khó khăn chính
- Về kỹ năng: Cần hiểu rõ Notion Automations và cách thiết lập quy tắc logic phức tạp.
- Về quy trình: Khó xác định nên tự động hóa cái gì để hiệu quả nhất với giới hạn của Notion Automations.
Nên làm gì
- Ưu tiên những việc làm thường xuyên + có quy tắc rõ ràng: tạo công việc từ form, đồng bộ lịch, nhắc nhở deadline, tự động cập nhật trạng thái.
- Bắt đầu với việc nhỏ, đo tiết kiệm được bao nhiêu thời gian, rồi mở rộng dần.
Danh sách việc cần làm
- Tự động kích hoạt: khi tạo dự án/công việc/tài liệu mới
- Đồng bộ lịch và tự động nhắc deadline
- Luồng dữ liệu tự động: form → bảng → thông báo
- Theo dõi lỗi và có phương án xử lý thủ công khi cần
Ví dụ lịch triển khai Notion 6 tuần (gợi ý)
- Tuần 1–2: Dựng khung chuẩn, nhập dữ liệu nền, hướng dẫn thao tác cơ bản
- Tuần 3–4: Tối ưu view, template; tài liệu hóa SOP; chỉnh quy trình
- Tuần 5–6: Thử 1–2 automation nhỏ, đo hiệu quả, mở rộng nếu khả quan
Sai lầm thường gặp và cách tránh
- Quá tải tính năng sớm: giữ tối thiểu khả thi, thêm sau khi có dữ liệu thật
- Không tài liệu hóa: mọi thay đổi quan trọng đều cần ghi lại ngắn gọn
- Thiếu người quản lý: chỉ định owner cho từng Database/quy trình
- Không đo lường: thống kê thời gian tiết kiệm, mức độ sử dụng để quyết định đầu tư
Kết luận
Để triển khai Notion hiệu quả, hãy làm từng bước một. Trước tiên, xác định đội bạn đang ở bậc nào. Sau đó, tập trung làm tốt những việc cần thiết nhất ở bậc đó. Khi đã làm tốt, hãy chuyển sang bước tiếp theo. Nếu làm đúng cách, bạn sẽ có một hệ thống Notion dễ dùng, phát triển theo nhu cầu, và giúp đội tiết kiệm thời gian.
